Smalltalk - Labern, reden, diskutieren...

  • Bei uns stehen die Kartons direkt daneben. Nicht selten benötigt da ein Mitarbeiter mehrere davon. Mehrere Kartons, nicht Päckchen. Schulungsunterlagen.

    Das ist einfach nur traurig.

    Ein Tempolimit fordern aber roden was das Zeug hält anstatt die heutigen Möglichkeiten zu nutzen.

  • Ich finde so was reicht auch digital. Man muss heute nicht mal alles ausdrucken nur damit es dumm und vor allem sinnlos im Regal steht

    Genau, einfach am Ende der Schulung ein Zertifikat ausstellen, welches sich nach Bedarf die Teilnehmer dann an Ihren Arbeitsplatz pinnen koennen lol. Ne im Ernst, Digitales Zertifikat und gut ist. Persoenlich muss ich das jetzt nicht irgendwo anpreisen.

    Med venlig hilsen / Regards,

    Alex

  • Es gibt natürlich auch wichtige Dokumente (z.B Urteile, Haftbefehle, Zeugnisse, Zertifikate etc) die digital sehr angreifbar sind. Wobei man hier das ganze auch auf einem Server legen kann der nie ans Netz angebunden und gut gesichert platziert wird.

  • Es gibt natürlich auch wichtige Dokumente (z.B Urteile, Haftbefehle, Zeugnisse, Zertifikate etc) die digital sehr angreifbar sind. Wobei man hier das ganze auch auf einem Server legen kann der nie ans Netz angebunden und gut gesichert platziert wird.

    Naja reicht in der Regel bereits aus ein Zugriffs-System zu etablieren. Nur mit bestimmter Berechtigung darf Person X auf Personalakte Y und wiederrum nur mit spezieller weiterer Berechtigung darf er bestimmte Zeugnisse, usw. einsehen.

    Wir haben einen Bankkunden der einen Umzug in ein Hochhaus gewagt hatte. Deren altes Aktenlager mit ueber 300 sqm konnten die natuerlich nicht mit nehmen, war ja kein Platz da. Also haben wir die komplett digital gehoben und einerseits das Aktenlager obsolet gemacht, andererseits die Effektivitaet der Bearbeitung gesteigert, weil man nicht erst zur Post-Stelle im Haus musste um sich eine Akte geben zu lassen, welche dann zwei Tage spaeter auf dem Schreibtisch lag.

    Ich kann daher aus Erfahrung sagen, dass dies einfach umsetzbar ist, kostet halt Geld, dies einmalig fuer das gesamte Unternehmen zu tun und etwas Zeit, ist aber durchaus praktikabel und Zukunftsorientiert.

    Med venlig hilsen / Regards,

    Alex

  • Es gibt natürlich auch wichtige Dokumente (z.B Urteile, Haftbefehle, Zeugnisse, Zertifikate etc) die digital sehr angreifbar sind

    Geht da nicht nur darum, sondern auch um Archivierung.

    Für ein digitales Dokument muss weit mehr Aufwand betriebe werden um ein Dokument zu archivieren, während bei Papier eine weitere beglaubigte Kopie an einem anderen Ort reicht, sofern man nicht gerade säurehaltiges Papier verwendet hat. Das ganze im Archiv mit passender Belüftung und Dokumente sind mehrere Jahrzehnte bis Jahrhunderte haltbar.

    Für digitale Langzeitarchivierung muss einiges an Aufwand betrieben werden.

    Kann sich lohnen, kann aber auch schief gehen. Ein Backup in Form einer Papierakte im passenden Archiv ist da nicht verkehrt bei wichtigen Unterlagen.

  • Für digitale Langzeitarchivierung muss einiges an Aufwand betrieben werden.

    Da muss ich wiedersprechen. Mit der richtigen Loesung geht das recht einfach. Alles was du brauchst ist eine weitere Storage in einem anderen Standort. Natuerlich muss die Storage Daten rechtsicher ablegen koennen (also mit Retention) sodass man Rechnungen z.B. eine Retention von 10 Jahren gibt und solange mit dem original Dokument nichts passieren darf.

    Als Beispiel gibt es da den OpenText Archive Center welche solch eine Archivierungs Loesung darstellt. Bindet man in der Regel mit fuehrenden Applikationen wie SAP oder Content Server an und der Archive Server ist dann derjenige, der die Dokumente Recht-Sicher auf dem finalen Storage ablegt. Der Achive Center selbst hat dabei die Funktion ueber verschiedene Archive Daten ab zulegen. z.B. Einkauf, HR usw. die alle ein eigenes Archiv mit eigener Retention Policy haben. Der Archive Center selbst hat auch die sogenannte Shadow Pool option, womit Daten auf ein anderes Storage medium repliziert werden koennen.

    Soll heissen: Der Aufwand ist wenn nur in der Einrichtung der Loesung und kauf der richtigen Storage vorhanden, solang die Loesung einmal laueft ist dies kein Problem mehr. Wir haben Kunden die seit Jahren das Produkt kaum anfassen, ausser wenn Updates eingespielt werden sollen, ansonsten laueft die Software stabil wie ein Granit-Felsen. 7 Millionen Dokumente und mehr sind da keine Seltenheit.

    Med venlig hilsen / Regards,

    Alex

  • Da muss ich wiedersprechen. Mit der richtigen Loesung geht das recht einfach. Alles was du brauchst ist eine weitere Storage in einem anderen Standort. Natuerlich muss die Storage Daten rechtsicher ablegen koennen (also mit Retention) sodass man Rechnungen z.B. eine Retention von 10 Jahren gibt und solange mit dem original Dokument nichts passieren darf.

    Also ich vermute, Teralios meint deutlich längere Aufbewahrung, bei der man sich auch Gedanken darüber machen muss, ob beispielsweise in 200 Jahren noch geeignete Technologie vorhanden ist, um gespeicherte Informationen zu lesen oder ggf. auch zu ergänzen.

  • Also ich vermute, Teralios meint deutlich längere Aufbewahrung, bei der man sich auch Gedanken darüber machen muss, ob beispielsweise in 200 Jahren noch geeignete Technologie vorhanden ist, um gespeicherte Informationen zu lesen oder ggf. auch zu ergänzen.

    Aendert dann aber an meinem Text nichts, ausser das du eben die Retention 10 Jahre mit 100, 200 oder mehr Jahren ersetzen musst.

    Moderne Archivierungs-Loesungen koennen das, ebenso wie die Storages der Hersteller (Dell EMC, Hitachi, Netapp, usw.).

    Man muss hier halt eine Datenmigration auf Storage-Seite durchfuehren wenn die alte Storage langsam aus der Wartung laueft, kann ein moderenes Archvierungs-System ebenso: zweite Storage anbinden und dann per Shadow Pool Migration eben die Daten auf die neue Storage replizieren (im Fall von Archive Center) ansonsten halt per Storage Tools das machen, mit dem Hersteller zusammen (nennt sicht dann Vendor-Replikation).

    Man muss halt den Markt beobachten und der Kunde muss eben auch mit der Zeit gehen um weniger Aufwand zu haben. Wenn man zu lange auf einer alten Version von Software und Storage bleibt verliert man irgendwann den Anschluss zum Update-Pfad und hat am Ende weit aus mehr Arbeit als recht ist.

    Soll heissen: Die Technik entwickelt sich weiter und wenn man mit ihr geht, hat man auch im idealfall immer eine Loesung parat.

    Med venlig hilsen / Regards,

    Alex

  • Es geht nicht nur nur um das Speichern sondern auch um das Lesen. Bringt ja nix wenn eine Datei 500 Jahre digital überlebt wenn ich sie dann nicht mehr öffnen kann.

    Komplett stoned lauf ich durch den Wald,
    Oh yes, Dope, das so furchtbar knallt 😵‍💫

  • Aebian

    Ich werde auf deinen Text nicht weiter eingehen, es ist prinzipiell nicht falsch, nur alleine alle die Grundausführung von dem was du schreibst ist um ein vielfaches komplexer und sogar anfälliger für Fehler als ein Papier im passenden Aktenschrank am passenden Ort.

    Ich habe darüber genug Hausarbeiten geschrieben und auch nun Projekte in der Planung begleitet, dass ich sehr genau weiß wovon ich spreche.

    Man führt gerne an, das es mir Migration und Co getan wäre, nur vergisst man dahinter den Aufwand.

    Zu mal man nicht vergessen darf: Bei der digitalen Archivierung reden wir viel über graue Theorie noch, Papier hat bereits Beweise, dass es lange haltbar ist.

    Ich habe die Definitionen für Digitale Langzeitarchive während des Studiums sogar aktiv mitverfolgt und betreut - entspreche Zertifikate für Dokumenten-Server.

    Nichts gegen deine Erfahrung, aber wir sprechen bei Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten heute in der Regel von Dokumenten die selten älter als 10 Jahre sind und noch viel seltener 20 Jahre.

    Einmal editiert, zuletzt von Teralios (17. Juli 2021 um 18:50)

  • um ein vielfaches komplexer und sogar anfälliger für Fehler als ein Papier im passenden Aktenschrank am passenden Ort.

    Also wenn dir dein Aktenschrank abbrennt, das Haus unter Wasser steht oder gar andere Naturkatastrophen kommen, ist der Aktenschrank genau so Fehleranfaellig mit dem Unterschied, dass du hier nicht mal eben ein zweites System vom anderen Standort “zuschalten” kannst.

    Ich habe darüber genug Hausarbeiten geschrieben und auch nun Projekte in der Planung begleitet, dass ich sehr genau weiß wovon ich spreche.

    Ja, ich arbeite im Umfeld aber auch schon viele Jahre und weiss daher ebenso wovon ich spreche. Habe mit unter viele Kunden migriert bzw. deren ECM-System geupdated bzw. designed.

    Man führt gerne an, das es mir Migration und Co getan wäre, nur vergisst man dahinter den Aufwand.

    Ich hab ja geschrieben, dass genau die Migration der Aufwand ist, was am Ende bei raus kommt ist dann allerdings die Arbeitserleichterung.

    Es geht nicht nur nur um das Speichern sondern auch um das Lesen. Bringt ja nix wenn eine Datei 500 Jahre digital überlebt wenn ich sie dann nicht mehr öffnen kann.

    Ja, das gehoert aber mit zu einem ECM-System (ECM = Enterprise Content Management) und ist dort die fuehrende Applikation. SAP zum Beispiel oder Salesforce sind die grossen Player hier neben anderen. Die halten Ihre Software ebenso aktuell, da ja sonst keiner diese weiter kaufen bzw. einsetzen wuerde aufgrund von “Outdated” sein.

    Med venlig hilsen / Regards,

    Alex

  • Aebian

    Ah, war klar das nun das mit dem Altenschrank kommt.

    Kann dir bei einem Rechenzentrum auch passieren, was denkst du, warum man wichtige Dokumente und Akten früher in 3-facher Ausfertigung anfertigte?

    Und jetzt das mit dem System aufschalten. Sorry, aber jetzt wird es leicht lächerlich, weil das so ein Alibiargument ist: Was ist denn wenn der Strom ausfällt oder das Netz zusammenbricht du aber ein Dokument brauchst? Bei physischen Akten hast du Zugriff drauf und kannst arbeiten damit.

    Und deine weiteren Ausführungen sind gut und schön: BISHER ist das aber alles Theorie, kein digitales System für Langzeitarchivierung musste bisher Dokumente über 20 Jahren wirklich bereit halten.

    Deine CMS Systeme müssen es erstmal noch beweisen, dass sich wirklich Dokumente über 100 Jahre und dann 200 Jahre wirklich erhalten können.

    Jedoch würde KEINER der sich wirklich mit Langzeitarchivierung befasst und Erfahrung damit hat, stand heute sagen, dass die digitale Systeme hier dem Papier überlegen ist. Genauso wenig wie Papier dem Stein überlegen ist.

    Wer Dokumente wirklich für lange Zeit archivieren will, wird immer mehrere Möglichkeiten nutzen, damit man nicht nur von einem System abhängig ist.

  • Ah, war klar das nun das mit dem Altenschrank kommt.

    Naja du hast es als Totschlag-Argument eingebracht, war klar das ich darauf eingehe.

    Kann dir bei einem Rechenzentrum auch passieren, was denkst du, warum man wichtige Dokumente und Akten früher in 3-facher Ausfertigung anfertigte?

    Deswegen schrieb ich bereits oben von mehreren Standorten, wo die Daten liegen und nicht nur in einem Rechenzentrum. Stichwort: Disaster-Recovery.

    Und jetzt das mit dem System aufschalten. Sorry, aber jetzt wird es leicht lächerlich, weil das so ein Alibiargument ist: Was ist denn wenn der Strom ausfällt oder das Netz zusammenbricht du aber ein Dokument brauchst? Bei physischen Akten hast du Zugriff drauf und kannst arbeiten damit.

    Das Aurgment stammt im Kontext mit dem Aktenschrank, dass dieser gerade Unterwasser ist oder Brennt. Erklaere mir, wie du dann hier arbeiten willst wenn dein “Lager der Dokumente” gerade nicht verfuegbar ist? Klar, jene Akten die noch auf dem Schreibtisch liegen koennen bearbeitet werden, kann ich mit Dokumenten die noch im Cache liegen oder per “Offline Arbeiten” auch lokal heruntergeladen wurden ebenfalls.

    Und deine weiteren Ausführungen sind gut und schön: BISHER ist das aber alles Theorie, kein digitales System für Langzeitarchivierung musste bisher Dokumente über 20 Jahren wirklich bereit halten.

    Gut dann sag ich unserer Entwicklung das unsere Software Dokumente nicht mehr wie 20 Jahre zulasssen soll. Nein im Ernst, wir haben Kunden welche seit mehr wie 20 Jahren Kunden von uns sind und da Dokumente im Archiv liegen aus den Jahren 2000 und die kann man noch ohne Probleme anzeigen / aus dem Archiv laden.

    Deine CMS Systeme müssen es erstmal noch beweisen, dass sich wirklich Dokumente über 100 Jahre und dann 200 Jahre wirklich erhalten können.

    Unsere Systeme sind ISO und GODB Zertifiziert, das ist denke ich Beweiss genug, andernfalls wuerde kein Unternehmen unsere Loesungen kaufen. Wir haben auch Goverment Kunden…

    Jedoch würde KEINER der sich wirklich mit Langzeitarchivierung befasst und Erfahrung damit hat, stand heute sagen, dass die digitale Systeme hier dem Papier überlegen ist. Genauso wenig wie Papier dem Stein überlegen ist.

    Doch wuerden die Leute die sich mit Langzeitarchivierung befassen sagen, andernfalls erklaere meinen 15.000 Kollegen bitte was unsere Software eigentlich auf dem Markt soll…

    Wer Dokumente wirklich für lange Zeit archivieren will, wird immer mehrere Möglichkeiten nutzen, damit man nicht nur von einem System abhängig ist.

    Und der Wartungsaufwand der vielen System zahlst dann du? Die Kunden nutzen viele verschiedene Storage System zwecks Ausfall-Sicherheit, meist das selbe an anderen Standorten. Die Archivierungs-Loesung und die vorgeschaltete Leading Application wie SAP oder Salesforce oder andere, bleiben allerdings immer die selben. Du willst nicht User auf 100 verschiedenen Anwendungen schulen, kostet auch Zeit und Geld…

    Med venlig hilsen / Regards,

    Alex

  • Aebian

    Ganz ehrlich, da du weiterhin nur das wiederholst, was du bereits geschrieben hast. Wollte ich nicht viel schreiben, ist mehr geworden:

    Auch deine Zertifikate sind schön und gut, aber deine Zertifikate sind kein Beweis, das die Systeme wirklich in 50, 100 oder 200 Jahren wirklich noch brauchbare und lesbare Daten liefern, die die Menschen dann auch verarbeiten können.

    Ich habe an den Gremien für entsprechende Digitale Langzeitarchivierungen teilweise mit gewirkt und ebenso entsprechende Anforderungskataloge auch mit erstellt, nach denen sich entsprechende Systeme richten.

    Alles was du schreibst ist auch schön und gut, du versuchst hier aber ohne wirklich das Fachwissen scheinbar zu haben, Papierdokumente als auch andere Archvierungsarten schlecht zu reden, währe du die digitale Archvierung über alles stellst und die Schwachstelle und Probleme klein redest.

    Jeder, der sich wirklich mit Archivierung vom Dokumente auskennt, weiß, das jede Art besondere Vor- und Nachteile hat.

    Dein ISO-Zertifikat ist also schön und gut, aber das besagt erstmal nur, das ihr Stand Heute die meisten heute bekannten Probleme beachtet habt.

    Das ist aber KEIN Beweis, das die Dokumente wirklich im 100 Jahren verfügbar sind.

    Wir haben im Studium einen sehr netten Satz gehabt: Wenn sie wirklich etwas lange archivieren wollen: Nutzen sie Stein!

    Um eine digitales Archiv wirklich für Jahre verfügbar zu machen, ist ein Riesen Aufwand notwendig. Bei analogen Medien ist hier weniger notwendig, damit weniger Fehlerquellen.

    Du magst Ahnung von CMS-Systemen habe und wie man ein CMS/Dokumentensystem umsetzt, von Langzeitarchivierung und welche Vor- und Nachteile die verschiedenen Systeme haben, hast du aber nicht!

    Und damit verabschiede ich mich aus der Diskussion, weil sie nicht dem Erkenntnisgewinnung dient, sondern nur dem Rechthaben.

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